emis.ki

Der emis.ki.server ist die zentrale Schnittstelle zwischen emis-Modulen mit KI-Funktionen und verschiedenen KI-Anbietern.
Über den Server können je nach Konfiguration externe KI-Provider wie OpenAI oder Anthropic (Claude) sowie lokale KI-Systeme, z. B. ein eigener Ollama-Server, angebunden werden.

Damit kann je Anwendungsfall entschieden werden, ob eine besonders leistungsfähige KI aus dem Internet oder eine lokal betriebene KI im eigenen Haus verwendet werden soll.
Externe Provider benötigen in der Regel einen eigenen API-Key des Kunden; dadurch können zusätzliche nutzungsabhängige Gebühren beim jeweiligen Anbieter entstehen.

Für die dafür vorgesehenen textbasierten KI-Anfragen enthält die Lösung eine vorgeschaltete lokale Datenschutzprüfung mit Pseudonymisierung.
Erkannte personenbezogene und sensible Angaben werden vor der Übermittlung an externe KI-Anbieter durch neutrale Platzhalter ersetzt.
Die Zuordnung zu den Originalwerten verbleibt auf dem lokalen EMIS KI-Server.
Nach Eingang der KI-Antwort werden die Platzhalter lokal wieder durch die ursprünglichen Angaben ersetzt.

Ist die lokale Datenschutzprüfung nicht verfügbar oder wurden die Platzhalter durch den KI-Anbieter verändert, wird die Verarbeitung abgebrochen.

Die beschriebene Pseudonymisierung steht nicht für alle KI-Funktionen zur Verfügung. Bei der Nutzung externer Anbieter für Sprache-zu-Text, Text-zu-Sprache oder Dokumentanalyse werden die für die Verarbeitung erforderlichen Audioaufnahmen, Texte, PDF-Dokumente oder Dokumentbilder an den ausgewählten Anbieter übertragen. Diese Inhalte durchlaufen derzeit keine vorherige Pseudonymisierung. Bei der Dokumentanalyse kann alternativ ein geeignetes lokales Ollama-Vision-Modell eingesetzt werden, sodass die Verarbeitung innerhalb der kundeneigenen Infrastruktur erfolgt. Die Pseudonymisierung ist eine technische Schutzmaßnahme, ersetzt jedoch nicht die datenschutzrechtliche Prüfung und Freigabe des jeweiligen Anwendungsfalls.

Der Kunde bleibt für die Zulässigkeit der Verarbeitung und die Auswahl des KI-Anbieters verantwortlich. Der emis.ki.server bildet die zentrale und erweiterbare technische Grundlage für bestehende und zukünftige KI-gestützte emis-Funktionen, beispielsweise Textverbesserung, Übersetzung, Spracheingabe, Dokumentanalyse, Provider-Auswahl und KI-gestützte Auswertungen. Darüber hinaus dient er als Basis für weitere künftig verfügbare KI-Anwendungen sowie für kundenspezifische KI-Entwicklungen im emis-Umfeld. Diese Erweiterungen werden zentral über den emis.ki.server an die jeweiligen lokalen oder externen KI-Systeme angebunden und setzen dessen Betrieb und Lizenzierung voraus.

Wichtiger Hinweis:
Einige KI-Anbieter geben für ihre kostenpflichtigen API-Dienste an, übermittelte Kundendaten nicht standardmäßig zum Training ihrer KI-Modelle zu verwenden. Maßgeblich sind jedoch ausschließlich die jeweils aktuellen Vertragsbedingungen, Datenschutzbestimmungen und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen des ausgewählten Anbieters.
- KI-Ergebnisse sind Vorschläge und müssen fachlich geprüft werden.
- Der Kunde ist für die Auswahl und Freigabe des externen KI-Providers verantwortlich.
- API-Keys müssen kundenseitig bereitgestellt und sicher verwaltet werden.
- Lokale KI benötigt geeignete Server-/GPU-Hardware.
- Die Verarbeitung personenbezogener Daten über externe KI-Dienste muss für den jeweiligen Anwendungsfall durch den Datenschutzverantwortlichen des Kunden freigegeben sein. Soweit die jeweilige Funktion die lokale Datenschutzprüfung und Pseudonymisierung unterstützt, muss diese verwendet werden.

Das Komplettpaket umfasst:
- Lizenz für den emis.ki.server zur Nutzung mit einer emis-Datenbank
- Installation und Konfiguration des emis.ki.servers auf dem Server des Kunden
- Anbindung und Konfiguration von bis zu zwei externen KI-Providern, beispielsweise OpenAI und Anthropic (Claude)
- Einrichtung eines lokalen Ollama-Servers einschließlich eines abgestimmten KI-Modells
- Einrichtung der lokalen Datenschutzprüfung und Pseudonymisierung
- Funktionstest der Provider und KI-Schnittstellen
- Schulung und Einweisung der Administratoren per Fernwartung, maximal zwei Stunden
- Technische Einweisung in die Datenschutzfunktionen, die verantwortungsvolle KI-Nutzung und den Umgang mit personenbezogenen Daten.
Die Einweisung stellt keine rechtliche Datenschutzberatung dar.

Nicht im Paketpreis enthalten:
- Gebühren der externen KI-Provider
- Server-, GPU- oder sonstige Hardware
- Betriebssystem- und Drittanbieter-Lizenzen
- außergewöhnliche kundenspezifische Anpassungen
- Vor-Ort-Kosten wie Anfahrt und Übernachtung
- Einrichtung weiterer Standorte oder zusätzlicher Ollama-Server
- laufende Administration und Überwachung des lokalen Ollama-Servers
- Updates und Wartung des Serverbetriebssystems
- Beschaffung, Installation und Lizenzierung zusätzlicher KI-Modelle
- Datenschutzberatung oder rechtliche Prüfung
- Auftragsverarbeitungsverträge mit externen KI-Anbietern

+79 € monatlich im Wartungsvertrag

KI-gestützte Erfassung und Pflege von Artikelstammdaten aus Lieferantenbelegen wie Lieferscheinen, Rechnungen, Preislisten und Angeboten. Dokumente können per Dateiauswahl, über emis.comcenter beziehungsweise Outlook oder als Scan aus emis.scanner übernommen werden.

Das Modul analysiert PDF-Dokumente über den zwingend erforderlichen emis.ki.server und erkennt unter anderem Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Beschreibung, Preis, Menge, Einheit, EAN/GTIN sowie Hersteller- und Lieferantenartikelnummer.
Die gefundenen Artikel werden übersichtlich dargestellt und einzeln zur Übernahme angeboten.
Vor dem Anlegen erfolgt eine Dublettenprüfung anhand von Artikelnummer, EAN/GTIN, Lieferanten- und Herstellerartikelnummer sowie ähnlichen Artikelbezeichnungen. Bereits vorhandene Artikel können übersprungen oder nach Bestätigung um fehlende Informationen, Preise und Lieferantenzuordnungen ergänzt werden. Neue Artikel lassen sich vor dem Speichern korrigieren und vervollständigen.

Zusätzlich enthalten:
- Erkennungswahrscheinlichkeit je Datenfeld
- Prüfung von Währung, Steuersatz und Preisgültigkeit
- Auswahl „Neu anlegen“, „Bestehenden Artikel ergänzen“ oder „Überspringen“
- Sammelübersicht vor der endgültigen Übernahme
- Protokollierung aller Neuanlagen und Änderungen
- Verknüpfung mit Lieferant und Originalbeleg

+29 € monatlich im Wartungsvertrag

emis.ki.bestellanalyse analysiert das bisherige Bestellverhalten Ihrer Kunden und erkennt frühzeitig negative Veränderungen.
Nach Auswahl eines Artikels, einer Artikelgruppe oder des gesamten Sortiments vergleicht die KI aktuelle Bestellintervalle und Bestellmengen mit dem üblichen Verhalten jedes Kunden.

Der übersichtliche Report zeigt beispielsweise, welche Kunden länger als erwartet nicht mehr bestellt haben, bei welchen Kunden die Bestellmengen zurückgehen und wie stark die aktuellen Werte vom bisherigen Durchschnitt abweichen.
Dadurch kann der Vertrieb gefährdete Umsätze frühzeitig erkennen, betroffene Kunden gezielt ansprechen und rechtzeitig geeignete Maßnahmen einleiten.
Die Ergebnisse werden übersichtlich am Bildschirm dargestellt und können als Bericht ausgedruckt werden.


Voraussetzung ist ein vorhandener und lizenzierter emis.ki.server.

Desweiteren sind folgende Funktionen integriert:
- Bewertung der Auffälligkeiten über eine Ampel oder einen Risiko-Score
- Anzeige des voraussichtlichen Umsatzrückgangs
- Auswahl eines Analyse- und Vergleichszeitraums
- Berücksichtigung saisonaler Schwankungen
- Filterung nach Kunde, Vertreter, Kundengruppe oder Verkaufsgebiet
- Grafische Darstellung der Bestellmengen und Bestellabstände
- Sortierung nach Dringlichkeit oder möglichem Umsatzverlust
-
Direkter Zugriff auf die Bestellhistorie des jeweiligen Kunden

- Kennzeichnung bereits bearbeiteter Auffälligkeiten
- Export des Reports nach Excel oder PDF

+19 € monatlich im Wartungsvertrag

Mit dem emis.ki.bestellimport können Kundenbestellungen aus PDF-Dokumenten automatisiert analysiert und kontrolliert in einen emis-Auftrag übernommen werden.
Verarbeitet werden sowohl maschinell erzeugte PDF-Dateien als auch eingescannte oder handschriftlich ausgefüllte Bestellungen. Die Erkennungsqualität hängt von der Lesbarkeit, dem Aufbau und der Qualität des Ausgangsdokuments sowie vom verwendeten KI-Modell ab.

Der Einlesevorgang kann über einen ausgewählten PDF-Anhang im emis.comcenter oder in Microsoft Outlook gestartet werden. Alternativ lässt sich eine PDF-Datei von der Festplatte auswählen, per Drag-and-drop übernehmen oder nach dem Einscannen über den emis.scanner bereitstellen.

Nach der KI-Analyse wird das Originaldokument auf der linken Seite angezeigt. Auf der rechten Seite stehen die erkannten Bestelldaten zur Prüfung und Bearbeitung bereit.
Dazu gehören unter anderem:
- Kunde und Ansprechpartner
- Kundenbestellnummer und Bestelldatum
- gewünschter Liefertermin
- Rechnungs- und Lieferadresse
- Währung, Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Versandart, Hinweise und Bestellsummen
- sämtliche erkannten Bestellpositionen

Das Modul versucht, den passenden Kunden anhand vorhandener Informationen wie Kundennummer, Lieferantennummer, Firmenbezeichnung, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Absender automatisch in der EMIS-Datenbank zu ermitteln.
Ist keine eindeutige Zuordnung möglich, kann der Kunde manuell ausgewählt werden.

Bestellpositionen werden unter anderem anhand von Kundenartikelnummer, EMIS-Artikelnummer, EAN und Herstellerartikelnummer mit dem EMIS-Artikelstamm abgeglichen.
Erkannte Mengen, Einheiten, Preise, Rabatte und Liefertermine werden zur Kontrolle angezeigt. Preisabweichungen oder nicht eindeutige Artikelzuordnungen werden gekennzeichnet und müssen vom Anwender geprüft und bestätigt werden.

Vor der Auftragserstellung prüft das Programm Pflichtangaben und mögliche Dubletten. Erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den Anwender wird ein vollständiger emis-Auftrag mit allen bestätigten Positionen erstellt. Das Original-PDF wird in der emis-Korrespondenz archiviert und mit dem Auftrag verknüpft. Anschließend öffnet das Programm den neu angelegten Auftrag direkt in der emis.auftragsverwaltung, wo die weitere Bearbeitung wie gewohnt erfolgen kann.

Das Modul benötigt einen lizenzierten und konfigurierten emis.ki.server sowie eine KI-Berechtigung für die jeweiligen Anwender.

Datenschutzhinweis:
Bei Verwendung eines externen KI-Providers wird das Bestelldokument zur Analyse an den ausgewählten Anbieter übertragen.
PDF-Dokumente und eingescannte Seiten durchlaufen derzeit keine vorherige Pseudonymisierung.
Alternativ kann ein geeignetes lokales Ollama-Vision-Modell eingesetzt werden.

Es gelten die im Artikel zum emis.ki.server beschriebenen Datenschutz-, Provider- und Nutzungshinweise.

+49 € monatlich im Wartungsvertrag

KI-gestützte Erfassung und Prüfung von Eingangslieferscheinen gegen bestehende emis-Bestellungen.
Das Modul analysiert Eingangslieferscheine aus PDF-Dateien, E-Mail-Anhängen oder eingescannten Papierdokumenten und zeigt das Originaldokument auf der linken Fensterseite an.

Anhand der erkannten Daten wird automatisch versucht, die passende Bestellung in emis zu finden. Bei eindeutiger Zuordnung wird die Bestellung direkt geladen und den erkannten Lieferscheindaten gegenübergestellt. Falls keine eindeutige Bestellung gefunden wird, kann diese manuell über einen Suchdialog ausgewählt werden.
Verglichen werden Bestellkopfdaten sowie Positionsdaten wie Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Beschreibung, Menge, Einheit und Preis. Abweichungen werden sichtbar hervorgehoben und können geprüft bzw. ergänzt werden.

Voraussetzung ist ein vorhandener und lizenzierter emis.ki.server.

Zusätzliche Funktionen:
- Toleranzprüfung bei Mengen und Preisen, z. B. kleine Rundungs- oder Verpackungseinheitsabweichungen erlauben.
- Erkennung von Teillieferungen und automatischer Abgleich gegen offene Bestellmengen.
- Markierung von Überlieferungen, Unterlieferungen und nicht bestellten Artikeln.
- Erkennung von Lieferscheinnummer, Lieferdatum, Lieferant, Bestellnummer und Ansprechpartner.
- Lernfunktion je Lieferant, damit wiederkehrende Layouts zuverlässiger erkannt werden.
- Übergabe an Wareneingang oder Lagerbuchung nach erfolgreicher Prüfung.
- Prüfstatus mit Ampelanzeige: vollständig passend, teilweise abweichend, manuelle Prüfung nötig.
- Archivierung des Original-PDFs direkt zur Bestellung bzw. zum Wareneingang.
- Protokollierung, welche Werte automatisch erkannt, geändert oder manuell bestätigt wurden.
- Optionaler Start direkt aus emis.comcenter, Outlook oder emis.scanner.

+29 € monatlich im Wartungsvertrag

KI-Server für emis, betrieben in Ihrem eigenen Haus. Der KI-Assistent, die Textüberarbeitung, die automatische Auswertung von PDF-Dokumenten und künftige KI-Funktionen in emis laufen direkt auf diesem Server. Der Server kann so betrieben werden, dass keine Daten das Haus verlassen. Ob Sie für einzelne Funktionen ergänzend externe KI-Anbieter nutzen, bestimmen Sie in emis selbst. Gebühren pro Anfrage fallen für den lokalen Betrieb nicht an. Zum Einsatz kommen aktuelle, frei verfügbare KI-Modelle, die bei Bedarf durch neuere Versionen ersetzt werden können. Alle KI-Funktionen, die lokal laufen können, betreiben wir auch lokal. Bei einzelnen Funktionen kann es vorkommen, dass die Leistung lokaler KI-Modelle nicht ausreicht. In diesen Fällen kann es nötig sein, ergänzend einen externen KI-Anbieter einzusetzen.

Diese Variante ist für den KI-Assistenten, die Textfunktionen und die Dokumentenauswertung im üblichen Umfang ausgelegt. Für die intensive Dokumentenerfassung mit vielen mehrseitigen Belegen empfehlen wir die Variante mit 32 GB Grafikspeicher.

Ausgelegt für den Dauerbetrieb im Serverschrank: zwei Netzteile, die im laufenden Betrieb getauscht werden können, zwei gespiegelte Festplatten und ein Fernwartungsanschluss, über den der Server unabhängig vom Betriebssystem überwacht, gewartet und neu gestartet werden kann.

Komponenten:
- Grafikkarte: NVIDIA RTX PRO 4000 Blackwell, 24 GB Speicher (hier laufen die KI-Modelle)
- Prozessor: AMD EPYC 4345P, Serverprozessor mit 8 Kernen
- Arbeitsspeicher: 32 GB DDR5
- Festplatten: 2 x 2 TB NVMe-SSD Western Digital WD_BLACK SN7100, gespiegelt
- Mainboard: ASUS Pro WS B850M-ACE SE mit Fernwartung und 10-Gigabit-Netzwerk
- Netzteil: FSP Twins Pro 700 W, redundant
- Gehäuse: SilverStone RM42-502, 19 Zoll, 4 Höheneinheiten, Maße 430 x 176 x 468 mm (Breite x Höhe x Tiefe)
- Kühlung: Noctua NH-U9S, 2 x Noctua NF-F12 industrialPPC-2000, 2 x Noctua NF-A8

Rackschienen, Zusammenbau und Einrichtung sind als separate Positionen erhältlich. Die KI-Funktionen in emis werden als eigenes Modul lizenziert und sind nicht Bestandteil dieser Position.

KI-Server für emis, betrieben in Ihrem eigenen Haus. Der KI-Assistent, die Textüberarbeitung, die automatische Auswertung von PDF-Dokumenten und künftige KI-Funktionen in emis laufen direkt auf diesem Server. Der Server kann so betrieben werden, dass keine Daten das Haus verlassen. Ob Sie für einzelne Funktionen ergänzend externe KI-Anbieter nutzen, bestimmen Sie in emis selbst. Gebühren pro Anfrage fallen für den lokalen Betrieb nicht an. Zum Einsatz kommen aktuelle, frei verfügbare KI-Modelle, die bei Bedarf durch neuere Versionen ersetzt werden können. Alle KI-Funktionen, die lokal laufen können, betreiben wir auch lokal. Bei einzelnen Funktionen kann es vorkommen, dass die Leistung lokaler KI-Modelle nicht ausreicht. In diesen Fällen kann es nötig sein, ergänzend einen externen KI-Anbieter einzusetzen.

Diese Variante ist unsere Empfehlung, wenn die automatische Dokumentenerfassung fester Bestandteil Ihrer Abläufe werden soll. Mehrseitige Belege werden in einem Durchgang verarbeitet, und es bleibt Spielraum für größere KI-Modelle und künftige Funktionen der kommenden Jahre.

Ausgelegt für den Dauerbetrieb im Serverschrank: zwei Netzteile, die im laufenden Betrieb getauscht werden können, zwei gespiegelte Festplatten und ein Fernwartungsanschluss, über den der Server unabhängig vom Betriebssystem überwacht, gewartet und neu gestartet werden kann.

Komponenten:
- Grafikkarte: NVIDIA RTX PRO 4500 Blackwell, 32 GB Speicher, bulk (hier laufen die KI-Modelle)
- Prozessor: AMD EPYC 4345P, Serverprozessor mit 8 Kernen
- Arbeitsspeicher: 64 GB DDR5
- Festplatten: 2 x 2 TB NVMe-SSD Western Digital WD_BLACK SN7100, gespiegelt
- Mainboard: ASUS Pro WS B850M-ACE SE mit Fernwartung und 10-Gigabit-Netzwerk
- Netzteil: FSP Twins Pro 700 W, redundant
- Gehäuse: SilverStone RM42-502, 19 Zoll, 4 Höheneinheiten, Maße 430 x 176 x 468 mm (Breite x Höhe x Tiefe)
- Kühlung: Noctua NH-U9S, 2 x Noctua NF-F12 industrialPPC-2000, 2 x Noctua NF-A8

Rackschienen, Zusammenbau und Einrichtung sind als separate Positionen erhältlich. Die KI-Funktionen in emis werden als eigenes Modul lizenziert und sind nicht Bestandteil dieser Position.