emis.ki.bestellimport - KI-gestützte Auftragserfassung

Mit dem emis.ki.bestellimport können Kundenbestellungen aus PDF-Dokumenten automatisiert analysiert und kontrolliert in einen emis-Auftrag übernommen werden.
Verarbeitet werden sowohl maschinell erzeugte PDF-Dateien als auch eingescannte oder handschriftlich ausgefüllte Bestellungen. Die Erkennungsqualität hängt von der Lesbarkeit, dem Aufbau und der Qualität des Ausgangsdokuments sowie vom verwendeten KI-Modell ab.

Der Einlesevorgang kann über einen ausgewählten PDF-Anhang im emis.comcenter oder in Microsoft Outlook gestartet werden. Alternativ lässt sich eine PDF-Datei von der Festplatte auswählen, per Drag-and-drop übernehmen oder nach dem Einscannen über den emis.scanner bereitstellen.

Nach der KI-Analyse wird das Originaldokument auf der linken Seite angezeigt. Auf der rechten Seite stehen die erkannten Bestelldaten zur Prüfung und Bearbeitung bereit.
Dazu gehören unter anderem:
- Kunde und Ansprechpartner
- Kundenbestellnummer und Bestelldatum
- gewünschter Liefertermin
- Rechnungs- und Lieferadresse
- Währung, Zahlungs- und Lieferbedingungen
- Versandart, Hinweise und Bestellsummen
- sämtliche erkannten Bestellpositionen

Das Modul versucht, den passenden Kunden anhand vorhandener Informationen wie Kundennummer, Lieferantennummer, Firmenbezeichnung, Anschrift, E-Mail-Adresse oder Absender automatisch in der EMIS-Datenbank zu ermitteln.
Ist keine eindeutige Zuordnung möglich, kann der Kunde manuell ausgewählt werden.

Bestellpositionen werden unter anderem anhand von Kundenartikelnummer, EMIS-Artikelnummer, EAN und Herstellerartikelnummer mit dem EMIS-Artikelstamm abgeglichen.
Erkannte Mengen, Einheiten, Preise, Rabatte und Liefertermine werden zur Kontrolle angezeigt. Preisabweichungen oder nicht eindeutige Artikelzuordnungen werden gekennzeichnet und müssen vom Anwender geprüft und bestätigt werden.

Vor der Auftragserstellung prüft das Programm Pflichtangaben und mögliche Dubletten. Erst nach ausdrücklicher Freigabe durch den Anwender wird ein vollständiger emis-Auftrag mit allen bestätigten Positionen erstellt. Das Original-PDF wird in der emis-Korrespondenz archiviert und mit dem Auftrag verknüpft. Anschließend öffnet das Programm den neu angelegten Auftrag direkt in der emis.auftragsverwaltung, wo die weitere Bearbeitung wie gewohnt erfolgen kann.

Das Modul benötigt einen lizenzierten und konfigurierten emis.ki.brücke sowie eine KI-Berechtigung für die jeweiligen Anwender.

Datenschutzhinweis:
Bei Verwendung eines externen KI-Providers wird das Bestelldokument zur Analyse an den ausgewählten Anbieter übertragen.
PDF-Dokumente und eingescannte Seiten durchlaufen derzeit keine vorherige Pseudonymisierung.
Alternativ kann ein geeignetes lokales Ollama-Vision-Modell eingesetzt werden.
Es gelten die im Artikel zur emis.ki.brücke beschriebenen Datenschutz-, Provider- und Nutzungshinweise.

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